Konference je akce jako stvořená pro představení nového „revolučního“ produktu, služby či technologie. A jistě se nabízí daleko více důvodů, proč zorganizovat právě tento typ akce a pozvat na ni desítky až stovky hostů. Ale co všechno budete muset udělat pro to, aby konference splnila účel a dopadla dle očekávání?
Zvažte, zda má konference smysl
Uspořádání konference je finančně náročné. Proto byste si měli předem dobře rozmyslet, zda je pro dané účely vhodná právě tato forma. Zodpovězte si otázku, zda by vás – v roli hosta – akce zajímala a setrvali na ní až do konce. Organizovat „nemastnou neslanou“ konferenci není příliš šťastné řešení.
Vyberte správně místo konání
Místo pro konferenci patří ke klíčovým faktorům, které se podílí na celkovém dojmu. Uspořádat ji v prostorách kulturního domu postaveného v duchu socialistického realismu není zrovna moudrý tah. Zvolte dostatečně reprezentativní adresu!
Jako nejrozumnější volba se jeví stylové konferenční prostory v Praze. Do hlavního města se snadno dostanou i hosté z jiných lokalit. Nenuťte je cestovat přes půl republiky do zapadlého hotelu v menším městě.
Nechte řečnit někoho, kdo na to má
Předpokladem úspěšné konference nejsou jen zajímavá témata, ale také obratní řečníci schopní přitáhnout pozornost posluchačů jako magnet. Mělo by se jednat o profesionály, kteří zachovají vysokou úroveň přednášky i navzdory tomu, že si odpustí zbytečně odborné termíny a zpřístupní tím informace i lidem „mimo daný obor“.
Nepodceňujte detaily
Konference bude úspěšná pouze za předpokladu, že si dáte záležet i na zdánlivě nepodstatných věcech. Například na občerstvení, technickém zázemí a doprovodném programu. Hosté nesmí zívat nudou a naopak musí nabýt pocitu, že je o ně královsky postaráno – pak vám jistě odpustí i nějaký ten přešlap.